Para cobrar o uniforme dos alunos da assessoria, cobre na reserva, antes de encomendar ao fornecedor, e numa cobrança separada da mensalidade. À vista no Pix ou no cartão resolve a maior parte dos casos. Para peça cara, parcele no cartão ou use um sinal. O que não funciona é entregar primeiro e cobrar depois.
O método completo de pré-venda, encomenda, entrega e estoque está no guia de uniforme, estoque e pedidos da assessoria. Este artigo trata só da cobrança.
Quais são as formas de cobrar o uniforme dos atletas?
Existem cinco formas comuns de cobrar uniforme e kit na assessoria esportiva. Quatro funcionam bem, cada uma no seu caso. A quinta deve ser evitada.
| Forma | Como funciona | Quando usar | Cuidado |
|---|---|---|---|
| À vista na reserva | O atleta paga o valor inteiro ao reservar ou no fechamento da pré-venda | Camiseta, regata, viseira, peças de valor baixo | Quem não paga até o prazo perde a reserva |
| Sinal na reserva e restante antes da entrega | Uma parte garante a reserva, o resto vence antes da retirada | Peça cara ou feita sob medida | O restante precisa vencer antes da entrega, não depois |
| Parcelado no cartão | O atleta divide o valor no cartão de crédito | Jaqueta, macacão de triathlon, kit completo | O dinheiro pode entrar ao longo das parcelas, conforme a sua conta recebe o cartão |
| Abatido do saldo do atleta | O crédito que o atleta tem na assessoria paga o pedido, todo ou em parte | Atleta com saldo a favor | O saldo precisa estar correto antes de abater |
| Junto da mensalidade | O valor do uniforme é somado à fatura do plano | Evitar | Mistura produto e serviço |
Na prática, as escolhas se resumem a três regras:
- Peça de valor baixo, à vista na reserva. Pix ou cartão, pago antes da encomenda. É a forma mais simples de controlar e a que menos gera pendência.
- Peça cara, parcelada ou com sinal. O parcelamento no cartão tira do atleta o peso do valor cheio. O sinal serve para quem prefere Pix ou boleto, desde que o restante vença antes da entrega.
- Atleta com crédito, abatido do saldo. O crédito que o atleta tem na assessoria, como o de um estorno anterior, pode pagar o uniforme, sem dinheiro novo circulando.
Se você ainda está decidindo quais formas de pagamento aceitar na assessoria, o artigo sobre Pix, boleto e cartão na assessoria compara as três.
Por que separar a cobrança do uniforme da mensalidade?
Somar a camiseta na fatura do mês parece prático, porque o atleta paga tudo de uma vez. O custo aparece depois, em três lugares.
Na parte fiscal. Produto e serviço têm tratamento fiscal diferente. A mensalidade é serviço; a camiseta é produto. Quando os dois chegam somados, o contador da assessoria precisa separar o que é cada coisa, ou a venda é registrada do jeito errado. Confirme com o seu contador como a assessoria deve tratar a venda de uniforme.
No atleta. A fatura que traz mensalidade e camiseta juntas deixa de ser reconhecível. Se ela atrasa, o atleta não sabe se deve o plano ou a peça, e a conversa de cobrança fica mais difícil. A mensalidade, que é a receita que sustenta a assessoria, passa a carregar uma dívida que não é dela.
No seu relatório. A receita de mensalidade aparece inflada no mês da campanha e cai no mês seguinte, sem que nenhum atleta tenha saído. A margem do uniforme some dentro do plano. E se a comissão dos técnicos é calculada sobre o que o atleta paga no plano, a camiseta somada à mensalidade pode entrar na conta. O artigo sobre comissão de técnicos mostra por que a base de cálculo precisa ser clara.
Cobrança de produto separada resolve os três pontos: cada valor tem nome, vencimento e destino próprios.
O que fazer quando o atleta desiste depois de pagar?
Desistência depois do pagamento acontece em toda campanha: o atleta muda de ideia, se machuca, sai da assessoria ou descobre que já tinha a peça. O que decide se o caso vira problema é ter a regra escrita antes de abrir a campanha.
| Situação | Destino recomendado |
|---|---|
| O atleta mantém a compra, mas quer mudar a forma de pagamento | Refazer a cobrança na nova forma ou no novo parcelamento |
| A peça ainda não foi encomendada, ou pode voltar ao estoque | Devolver o dinheiro e cancelar o pedido |
| A peça já foi feita e não tem saída no estoque | Transformar o valor em saldo do atleta, para abater de uma compra futura |
O saldo é a saída mais justa quando a assessoria já pagou o fornecedor: o atleta não perde o que pagou e o caixa não devolve um dinheiro que já saiu. Escreva na campanha até quando a devolução em dinheiro vale. Uma regra que funciona bem é aceitar a devolução até o fechamento da encomenda e, depois disso, oferecer saldo ou troca.
Como registrar brinde e kit de boas-vindas incluído no plano?
Kit de boas-vindas é a camiseta, a viseira ou a garrafa que o atleta novo recebe ao entrar na assessoria, já embutida no valor do plano. Como o atleta não paga nada à parte, o kit costuma sair do armário sem nenhum registro, e o estoque para de bater em poucas semanas.
A forma de manter o estoque certo é registrar o kit e o brinde como pedido de valor zero, no nome de quem recebeu, marcado como entregue. A peça sai do estoque, o atleta fica com o histórico do que recebeu e o relatório mostra quantos kits saíram no mês.
O custo do kit precisa estar dentro do preço do plano. Se ele não entrou na conta da mensalidade, cada atleta novo chega com um pequeno prejuízo. Como o kit incluído no plano mistura produto e serviço, vale também confirmar com o contador como registrá-lo.
Como a Coach Link ajuda
Na Coach Link, sistema de gestão para assessorias esportivas de endurance, o pedido da loja tem cobranças próprias, separadas das faturas do plano. Cada pedido passa por aprovação manual, com a forma de pagamento escolhida por você: Pix, boleto, cartão à vista ou parcelado. Depois, dá para corrigir as cobranças do pedido (forma, número de parcelas e vencimento).
O crédito que o atleta tem na assessoria pode ser abatido do pedido. Pedido pago que precisa ser desfeito pode ser estornado de três jeitos: refazer a cobrança, devolver o dinheiro ou transformar o valor em saldo do atleta. O cancelamento devolve o item ao estoque automaticamente e separa o que foi pago do que está pendente. Brinde e kit entram como pedido de valor zero, registrados no nome de quem recebeu.
O atleta acompanha o pedido e paga pelo app da assessoria. Veja como a loja se encaixa no resto da operação na página da plataforma.
Perguntas frequentes
Posso parcelar o uniforme da assessoria no cartão?
Pode, e para peça cara como jaqueta ou macacão de triathlon costuma ser a melhor forma. O atleta divide o valor e a assessoria não fica esperando o pagamento para encomendar. Dependendo de como a sua conta recebe o cartão, o dinheiro pode entrar ao longo das parcelas, então confira se o caixa aguenta pagar o fornecedor antes de receber tudo. Para camiseta e viseira, à vista na reserva resolve.
Vale cobrar o uniforme junto com a mensalidade?
Não é o recomendado. Produto e serviço têm tratamento fiscal diferente, e o contador da assessoria precisa saber o que é cada valor. A mistura também confunde o atleta, que deixa de saber o que está pagando, e o seu relatório, que passa a mostrar a receita de mensalidade inflada pela venda de camiseta. Cobre o produto numa cobrança própria.
O que fazer se o atleta pagou o uniforme e desistiu?
Há três caminhos. Refazer a cobrança, quando o atleta mantém a compra mas quer outra forma de pagamento. Devolver o dinheiro, quando a peça ainda não foi encomendada ou pode voltar ao estoque. Ou transformar o valor em saldo do atleta, para abater de uma compra futura, quando a peça já foi feita. Deixe a regra escrita antes de abrir a campanha.
Como registrar a camiseta do kit de boas-vindas incluída no plano?
Registre a camiseta como pedido de valor zero no nome do atleta, marcado como entregue. A peça sai do estoque, o atleta fica com o histórico do que recebeu e o relatório mostra quantos kits saíram no mês. Sem esse registro, cada kit entregue é uma peça que some do armário e o estoque para de bater.
