A inadimplência na assessoria esportiva cai quando a cobrança deixa de depender da memória de alguém. Mensalidade emitida sempre na mesma data, lembrete antes do vencimento e uma sequência fixa de avisos depois dele resolvem o atraso que nasce de esquecimento, sem que você precise cobrar ninguém pessoalmente.
Inadimplência é a mensalidade que passou do vencimento sem pagamento. Nas assessorias que operam na Coach Link, vemos que o atleta em atraso quase nunca decidiu não pagar. Ele esqueceu, o cartão venceu, a cobrança chegou numa data diferente da do mês anterior, ou ninguém avisou. O atraso é, na maior parte das vezes, resultado do jeito como a cobrança é feita.
O cenário é conhecido. No fim do mês, a planilha mostra um punhado de mensalidades em aberto, e você decide entre cobrar cada atleta pelo WhatsApp ou deixar para depois. Muitas vezes, deixa. O atraso de trinta dias vira um atraso de sessenta, e a conversa que seria simples fica difícil.
Por que a inadimplência cresce na assessoria esportiva?
Quatro causas concentram a maior parte dos casos que vemos.
Cobrança que depende de memória. Quando a emissão do Pix ou do boleto depende de alguém lembrar, a cobrança é enviada em datas diferentes a cada mês, ou nem é enviada. O atleta que recebe a cobrança no dia 12 num mês e no dia 3 no seguinte não consegue criar uma rotina de pagamento.
Vencimento sem aviso. Um lembrete enviado dois dias antes do vencimento resolve o atraso de quem só tinha esquecido. Sem ele, o atleta só descobre a pendência quando é cobrado, e a cobrança depois do vencimento já nasce com atrito.
Nenhuma sequência de avisos. Sem uma sequência definida, cada caso recebe um tratamento. Você cobra rápido quem conhece pouco e adia a cobrança de quem treina com você há anos, justamente porque a relação é próxima. O critério vira pessoal, e o atraso de quem é próximo cresce.
Pagamento que exige ação todo mês. Pix e boleto pedem que o atleta abra o link, pague e confirme, todo mês. Qualquer semana corrida vira atraso. O cartão salvo, cobrado no vencimento, tira essa etapa do caminho.
O que muda quando a cobrança é enviada automaticamente no vencimento?
A mensalidade emitida no vencimento, todos os meses, na mesma data, cria previsibilidade para os dois lados. O atleta sabe quando a cobrança chega. Você sabe quando o dinheiro entra e consegue planejar o mês, como explicamos no artigo sobre como estruturar o financeiro da assessoria esportiva.
Com o cartão salvo, o atleta autoriza uma vez e a mensalidade é cobrada no vencimento, sem nenhuma ação dele. Para a assessoria, a diferença é entre acompanhar dezenas de Pix individuais e conferir quem ficou de fora.
Os avisos deixam de ser uma conversa pessoal e passam a ser uma mensagem padronizada, enviada pelo número da assessoria, com o texto que você aprovou. O atleta recebe um lembrete da assessoria, e não uma cobrança do treinador que ele encontra no treino de sábado. É isso que protege a relação técnica, que é o que segura o atleta na assessoria.
Qual sequência de avisos usar na cobrança da mensalidade?
Uma sequência que funciona para a maioria das assessorias tem quatro momentos:
- Dois dias antes do vencimento: lembrete com o valor, a data e o link de pagamento.
- No dia do vencimento: a cobrança emitida, com Pix, boleto ou cartão.
- Três dias depois do vencimento: primeiro aviso de atraso, supondo esquecimento.
- Sete dias depois do vencimento: segundo aviso, com o que o contrato prevê a partir do prazo da assessoria.
A sequência precisa ser igual para todos os atletas. É a uniformidade que tira o peso pessoal da cobrança: ninguém é cobrado com mais pressa do que o outro, e ninguém fica sem aviso porque é próximo de você. Os avisos vão por e-mail e WhatsApp, em horário comercial, sempre em particular.
Modelos de mensagem de cobrança da mensalidade
Os modelos abaixo seguem três princípios. Supõem boa-fé, porque na maior parte das vezes o atraso é descuido. Trazem tudo o que o atleta precisa para pagar na hora: nome, mês, valor, data e link. E pedem que o atleta avise se já pagou, porque cobrar o que já foi pago é o erro que mais irrita. Troque o que está entre colchetes pelos dados de cada cobrança.
Dois dias antes do vencimento. Oi, [nome], tudo bem? Passando para lembrar que a mensalidade da [assessoria], no valor de [valor], vence em [data]. O link para pagar com Pix, boleto ou cartão é este: [link]. Se já estiver tudo certo, pode desconsiderar esta mensagem.
No dia do vencimento. Oi, [nome]. A mensalidade de [mês], no valor de [valor], vence hoje. Para pagar, é só usar este link: [link]. Qualquer dúvida, responda por aqui.
Três dias depois do vencimento. Oi, [nome], tudo bem? Ainda não identificamos o pagamento da mensalidade de [mês], no valor de [valor], que venceu em [data]. Pode ter sido só um descuido, acontece. O link continua valendo: [link]. Se você já pagou, avise por aqui que a gente confere.
Sete dias depois do vencimento. Oi, [nome]. A mensalidade de [mês], no valor de [valor], está em aberto desde [data]. Queremos resolver isso com você do jeito mais simples: o link para pagamento é [link]. Se estiver passando por alguma dificuldade, responda esta mensagem e a gente conversa sobre uma alternativa. Pelo contrato, a partir de [data] o plano pode ser pausado até a regularização.
Repare no que os modelos não fazem: não usam ironia, não falam em “calote”, não mencionam o treino como moeda de troca e não citam outros atletas. Informar o que está no contrato é transparência. Ameaçar expor o atleta é outra coisa, e a lei trata disso, como veremos abaixo.
O que fazer quando o atraso passa do prazo da assessoria?
Cada assessoria define o próprio prazo, por exemplo dez ou quinze dias depois do vencimento, e o escreve no contrato. Passado esse prazo, a mensagem automática já cumpriu o papel dela. O que resolve agora é decisão, na ordem abaixo.
Avise o técnico. O técnico precisa saber que aquele atleta está com a mensalidade em aberto além do prazo. A decisão sobre o treino é dele, na ferramenta de treino que ele usa, como explicamos em TrainingPeaks e a gestão da assessoria. O técnico não cobra: ele só fica sabendo, para não seguir prescrevendo como se nada tivesse acontecido.
Converse você, dono da assessoria, em particular. Depois do prazo, a conversa é pessoal e é sua, por ligação ou mensagem direta. Muitas vezes há um motivo real: desemprego, lesão, mudança de cidade. Uma conversa curta resolve mais do que o quinto aviso automático. Um exemplo de abertura:
Mensagem do dono. Oi, [nome], aqui é o [seu nome], da [assessoria]. Vi que a mensalidade de [mês] ficou em aberto e queria entender se está tudo bem com você. Se for o caso, a gente encontra um jeito de resolver junto.
Aplique o contrato: acordo, pausa ou cancelamento. Se houver acordo, registre por escrito o valor e as datas. Se não houver, o contrato diz o caminho: pausa até a regularização ou cancelamento, com o saldo calculado como o contrato prevê. O que não funciona é decidir caso a caso pelo afeto. A regra escrita, igual para todos, é o que permite cobrar sem constranger.
O que a lei diz sobre cobrar o atleta?
A relação entre a assessoria e o atleta, em regra, é uma relação de consumo, e a cobrança segue o Código de Defesa do Consumidor. O artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor proíbe que, na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente seja exposto ao ridículo ou submetido a constrangimento ou ameaça.
Na rotina da assessoria, algumas situações podem ser entendidas como exposição e devem ser evitadas:
- Cobrar no grupo. Citar o atraso no grupo da assessoria ou da turma, mesmo sem nome, quando o grupo sabe de quem se trata.
- Lista de quem deve. Publicar ou deixar à vista uma lista de inadimplentes, no mural, no estúdio ou numa planilha compartilhada.
- Cobrança na frente dos outros. Comentar a mensalidade no treino, na frente de outros atletas.
- Terceiros. Procurar familiares, colegas de trabalho ou o empregador do atleta para falar da dívida.
- Insistência. Mensagens fora de hora ou em sequência, em tom de pressão.
O mesmo artigo tem mais dois pontos que valem para a assessoria. O parágrafo único diz que quem é cobrado por quantia indevida tem direito a receber em dobro o que pagou a mais, salvo engano justificável. Por isso, confira se o pagamento não entrou antes de mandar o aviso de atraso. E o artigo 42-A exige que todo documento de cobrança traga o nome, o endereço e o CPF ou CNPJ de quem presta o serviço.
Este é um resumo para orientar a rotina, não um parecer. Antes de mudar contrato ou procedimento de cobrança, confirme com um advogado.
Quanto custa o atraso? Uma conta hipotética
Os números abaixo são uma conta hipotética, para ilustrar. Imagine uma assessoria com 100 atletas e mensalidade de R$ 300. Suponha que 10 mensalidades por mês passem de sete dias de atraso e que, dessas, 2 nunca sejam pagas. Suponha ainda que cada cobrança feita à mão, entre mensagem, conferência do extrato e resposta, leve 15 minutos.
| Item | Conta | Resultado |
|---|---|---|
| Receita prevista no mês | 100 × R$ 300 | R$ 30.000 |
| Em aberto além de sete dias | 10 × R$ 300 | R$ 3.000 |
| Perda definitiva no mês | 2 × R$ 300 | R$ 600 |
| Perda definitiva no ano | 12 × R$ 600 | R$ 7.200 |
| Tempo de cobrança manual no mês | 10 × 15 minutos | 2 horas e 30 minutos |
Há um custo menos visível. Se a comissão dos técnicos é calculada sobre o valor cobrado, a assessoria paga comissão sobre os R$ 3.000 que não entraram. A escolha entre valor cobrado e valor recebido está no artigo sobre comissão de técnicos sem planilha.
Troque os números pelos da sua assessoria. Se a perda do ano surpreender, a cobrança merece a mesma atenção que você dá ao preço da mensalidade.
Quais indicadores acompanhar?
Quatro indicadores, mês a mês, mostram se a inadimplência está sob controle:
- Pagas até o vencimento. A proporção de mensalidades pagas até a data. Mede a prevenção: lembrete, data fixa e cartão salvo.
- Recuperadas em até sete dias. A proporção das atrasadas que foram pagas na primeira semana. Mede a sequência de avisos.
- Valor em aberto acima do prazo. O total que passou do prazo da assessoria. É a perda provável do mês.
- Atraso em dois meses seguidos. O número de atletas nessa situação. É a lista de conversas pessoais que você precisa ter.
Quando os dois primeiros sobem e os dois últimos caem, o fechamento do mês deixa de ser uma rodada de cobranças.
Como a Coach Link ajuda
A Coach Link, sistema de gestão para assessorias esportivas de endurance, emite a mensalidade no vencimento em Pix, boleto ou cartão, e o cartão salvo é cobrado no vencimento sem ação do atleta. Os lembretes são enviados por e-mail e WhatsApp, pelo número da assessoria, com os modelos de mensagem que você aprovou. Quando precisa, você envia manualmente pelo WhatsApp o lembrete de uma cobrança específica.
Depois do prazo que a própria assessoria define, o sistema avisa o admin e o técnico, para que o técnico suspenda o treino na ferramenta dele, se for o caso. A Coach Link não mexe no treino e não muda o contrato, e a cobrança continua. Veja como isso funciona na página da plataforma.
Fontes
- Lei nº 8.078, de 11 de setembro de 1990 (Código de Defesa do Consumidor), artigos 42 e 42-A: planalto.gov.br
Perguntas frequentes
Como cobrar mensalidade atrasada sem perder o atleta?
Cobre sempre pelo mesmo caminho e no mesmo tom, para todos os atletas: lembrete antes do vencimento, aviso no dia, um aviso três dias depois e outro sete dias depois. A mensagem vai em particular, com nome, valor, data e link de pagamento, e abre espaço para o atleta explicar uma dificuldade. Quando o atraso passa do prazo da assessoria, a conversa é pessoal e feita pelo dono, não pelo técnico.
Qual mensagem de cobrança mandar para a mensalidade atrasada?
Uma mensagem curta, em particular, com o nome do atleta, o mês, o valor, a data de vencimento e o link de pagamento. Ela deve supor boa-fé (pode ter sido um descuido), pedir que o atleta avise se já pagou e oferecer conversa se houver dificuldade. Nunca use ironia, nunca cobre em grupo e nunca mencione o atraso na frente de outros atletas.
Posso suspender o treino de quem não pagou a mensalidade?
Pode, se o contrato prevê isso e o atleta foi avisado antes. O prazo e a consequência precisam estar escritos no contrato e valer igual para todos. A decisão sobre o treino é do técnico, na ferramenta de treino dele. A suspensão encerra o serviço enquanto o débito existe, mas não pode vir acompanhada de exposição ou ameaça. Na dúvida, confirme a redação do contrato com um advogado.
Posso cobrar o atleta inadimplente no grupo da assessoria?
Não é recomendável. O artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor proíbe expor o consumidor inadimplente ao ridículo ou submetê-lo a constrangimento na cobrança. Citar o atraso no grupo, publicar lista de quem deve ou comentar no treino na frente dos outros são situações que podem ser entendidas como exposição. A cobrança vai sempre em particular, direto para o atleta.
Quais indicadores mostram se a inadimplência está caindo?
Quatro, acompanhados mês a mês: a proporção de mensalidades pagas até o vencimento, a proporção recuperada em até sete dias, o valor em aberto acima do prazo da assessoria e o número de atletas que atrasaram dois meses seguidos. O primeiro mede a prevenção, o segundo mede a sequência de avisos, e os dois últimos mostram onde a conversa pessoal é necessária.
