Para cobrar pelo WhatsApp, use um número da assessoria, e não o seu celular pessoal. O número pessoal mistura a mensalidade com a relação que você tem com o atleta no treino, deixa a cobrança sem histórico da empresa e coloca a sua própria linha em risco se o WhatsApp restringir o número por excesso de envios.
O WhatsApp continua sendo o canal que o atleta mais lê, e cobrar pelo WhatsApp funciona. A decisão que importa é de qual número a cobrança é enviada e com quais cuidados.
Por que tanta assessoria cobra pelo WhatsApp pessoal?
Porque foi assim que a assessoria começou. Com os primeiros atletas, o dono treina, atende, vende e cobra pelo mesmo celular. O número pessoal já está na agenda de todo mundo, a mensagem é lida na hora e não custa nada a mais.
O problema aparece com o crescimento. A cobrança que era uma mensagem por semana vira dezenas no começo do mês, os técnicos passam a cobrar os próprios atletas, cada um no seu aparelho, e ninguém sabe ao certo quem já foi avisado. Nas assessorias que operam na Coach Link, vemos o mesmo padrão: a cobrança pelo celular pessoal só é trocada depois que dá problema.
Quais são os riscos de cobrar pelo celular pessoal?
São quatro, e nenhum deles aparece enquanto a base é pequena.
- A cobrança vira conversa pessoal. O atleta que você encontra no treino recebe, na mesma conversa, a foto da última prova e o aviso de mensalidade atrasada. A cobrança fica pessoal para os dois lados: você adia a mensagem para não criar clima, e ele lê o aviso como uma cobrança sua, não da empresa. O Código de Defesa do Consumidor, no art. 42, proíbe expor o consumidor em atraso ao ridículo ou a constrangimento na cobrança, e a conversa pessoal é onde esse limite se perde primeiro.
- O número pode ser restringido, e a linha é a sua. Quando muitas cobranças vencem no mesmo dia e os lembretes são todos enviados pelo WhatsApp de um número comum, o volume de mensagens em pouco tempo pode levar o WhatsApp a restringir o número. Se esse número é o seu celular, você fica sem falar com atletas, família, fornecedores e com quem mais depende daquela linha, até a restrição acabar.
- Os dados dos atletas ficam no celular de quem sai. Quando o técnico ou a pessoa do administrativo cobra pelo próprio aparelho, nome, telefone, valor devido e, às vezes, comprovante e atestado ficam num celular que não é da assessoria. Se essa pessoa deixa a equipe, os dados saem com ela. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) pede, no art. 46, que quem trata dados pessoais adote medidas de segurança para protegê-los de acesso não autorizado. Dados de atleta espalhados em celulares pessoais vão na direção contrária. Para adequar a assessoria à LGPD, vale a revisão de um advogado.
- Não fica histórico da assessoria. Quem cobrou, em que dia, o que foi dito e o que o atleta prometeu ficam numa conversa privada. Se o celular é trocado, a conversa é apagada ou o técnico sai, o registro some. Quando o atleta diz que ninguém avisou, você não tem como mostrar o contrário.
O WhatsApp Business resolve?
Resolve uma parte. O aplicativo WhatsApp Business separa o comercial do pessoal, permite um perfil com o nome da assessoria e tem respostas rápidas e etiquetas para organizar as conversas. Para quem hoje cobra pelo celular pessoal, é um passo na direção certa.
O que o WhatsApp Business não resolve é o volume e o controle. O envio continua manual, um atleta por vez, e nada impede que muitos lembretes saiam no mesmo dia, em sequência, do mesmo número. O histórico continua preso a um aparelho. E, se o WhatsApp Business estiver instalado no chip pessoal do dono, o risco de perder a linha é exatamente o mesmo.
Como cobrar pelo WhatsApp sem perder o número?
Seis práticas, na ordem em que costumam ser adotadas.
- Use um número da assessoria. Um chip da empresa, que não é o celular de ninguém. Se esse número for restringido, você não perde a sua linha. Se alguém sai da equipe, o número e as conversas ficam na assessoria.
- Padronize a mensagem. O mesmo texto para todos os atletas, com nome, valor, data de vencimento e link de pagamento. Tom neutro, sem ironia e sem cobrança em grupo. A mensagem padronizada tira a cobrança do terreno pessoal: é a assessoria avisando, e não você pedindo dinheiro a um atleta que você conhece.
- Envie em horário comercial. Nada de lembrete tarde da noite ou no domingo de manhã. Cobrança fora de hora soa como pressão e dá ao atleta motivo para bloquear o número.
- Deixe um intervalo entre os envios. Mensagens parecidas, uma atrás da outra, sem pausa, formam o padrão que mais se parece com disparo em massa. Espaçar os envios ao longo do dia reduz o risco de restrição.
- Mande o e-mail junto. O e-mail é o segundo canal. Se o número de WhatsApp ficar fora do ar, o atleta ainda recebe o aviso com o link de pagamento, e o volume de e-mails não coloca o seu número em risco.
- Espalhe os vencimentos quando a base é grande. Se todos os atletas vencem no mesmo dia, o lembrete é enviado para todos no mesmo dia. Oferecer duas ou mais datas de vencimento ao longo do mês divide o volume.
Para ter a medida, uma conta hipotética. Imagine uma assessoria com 300 atletas, todos com vencimento no dia 10. No dia do lembrete, são enviadas 300 mensagens do mesmo número. Com os vencimentos distribuídos em quatro datas do mês, cada dia de envio fica com cerca de 75 mensagens, e um imprevisto num dia não atinge a base inteira.
Se você vai rever as datas de vencimento, reveja também as formas de pagamento. O artigo sobre Pix, boleto e cartão na assessoria mostra como oferecer as três na mesma cobrança.
O que muda na relação com o atleta?
Quando a cobrança é enviada pelo número da assessoria, com mensagem padronizada, você e os técnicos voltam a ser quem cuida do treino. O atleta recebe o lembrete da empresa, paga pelo link, e a conversa no WhatsApp pessoal fica para o que ela sempre deveria ter sido: o treino, a prova, a dúvida do dia.
O atraso não some com a troca de número, mas passa a ser tratado como processo, com o mesmo aviso para todos, no mesmo momento. O artigo sobre inadimplência em assessoria esportiva detalha esse processo. E, se a cobrança ainda vive entre o celular e a planilha, o roteiro para migrar da planilha para um sistema mostra por onde começar.
Como a Coach Link ajuda
A Coach Link, sistema de gestão para assessorias esportivas de endurance, envia os lembretes de cobrança pelo WhatsApp do número da assessoria, com um ou mais números conectados. Os modelos de mensagem são configuráveis, e cada número tem intervalo mínimo entre envios e teto de volume. O e-mail é enviado junto, como segundo canal, as mensagens ficam no histórico e você recebe um aviso quando um número desconecta. Veja como funciona na página da plataforma.
Fontes
- Lei 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), art. 46, Planalto.
- Lei 8.078/1990, Código de Defesa do Consumidor, art. 42, Planalto.
Este artigo explica o tema e não substitui a orientação de um advogado para o caso da sua assessoria.
Perguntas frequentes
Posso cobrar a mensalidade da assessoria pelo WhatsApp?
Pode. O WhatsApp é o canal que o atleta mais lê, e um lembrete com valor, data de vencimento e link de pagamento resolve boa parte dos atrasos. O cuidado está em como fazer: use um número da assessoria, e não o seu pessoal, mande mensagem padronizada em horário comercial e mantenha o e-mail como segundo canal. O Código de Defesa do Consumidor proíbe expor o atleta a constrangimento na cobrança.
O WhatsApp Business serve para a assessoria cobrar?
Serve como ponto de partida. O aplicativo WhatsApp Business separa o comercial do pessoal, permite um perfil com o nome da assessoria e tem respostas rápidas e etiquetas para organizar conversas. Ele não resolve o volume: o envio continua manual, um atleta por vez, e o risco de restrição do número por excesso de mensagens continua existindo. Para base grande, o envio precisa de intervalo entre mensagens e teto por número.
Por que o WhatsApp pode restringir o número que manda muitas cobranças?
O WhatsApp tem proteções contra envio em massa. Um número comum que manda muitas mensagens parecidas em pouco tempo, para muita gente, pode ser restringido por um período, mesmo quando as mensagens são lembretes legítimos de cobrança. Espalhar os vencimentos ao longo do mês, deixar um intervalo entre os envios e mandar o e-mail junto reduzem esse risco e mantêm o atleta avisado.
O técnico pode cobrar os atletas pelo celular dele?
Não é recomendável. Quando o técnico cobra pelo celular pessoal, os dados e o histórico da cobrança ficam num aparelho que não pertence à assessoria e saem com ele se ele deixar a equipe. A LGPD pede que quem trata dados pessoais adote medidas de segurança para protegê-los. Deixe a cobrança no número da assessoria e o técnico cuidando do treino.
