Para usar o TrainingPeaks e um sistema de gestão juntos, a divisão é esta: o treino mora no TrainingPeaks e tudo que envolve contrato, dinheiro e cadastro mora na Coach Link. As duas ferramentas não são integradas; rodam lado a lado. O que liga uma à outra é uma rotina combinada na equipe, com um responsável para cada passo.
Este artigo é o guia prático dessa rotina. Se você ainda está avaliando o que o TrainingPeaks cobre e o que fica de fora no Brasil, comece por TrainingPeaks e a gestão da assessoria no Brasil.
O que mora em cada ferramenta?
A regra é não duplicar informação. Cada dado tem um endereço, e a equipe sabe onde procurar.
| Tarefa | Onde fica | Quem cuida |
|---|---|---|
| Calendário e planilha de treino | TrainingPeaks | Técnico |
| Acompanhamento dos treinos | TrainingPeaks | Técnico |
| Cadastro do atleta | Coach Link | Administrativo |
| Contrato, plano e técnico responsável | Coach Link | Dono ou administrativo |
| Mensalidade e lembretes | Coach Link | Automáticos, com conferência do administrativo |
| Nota fiscal de serviço | Coach Link | Emitida na confirmação do pagamento |
| Comissão da equipe | Coach Link | Dono, no fechamento do mês |
| Loja e uniforme | Coach Link | Administrativo |
Quem faz o quê na equipe?
- Dono da assessoria. Define as regras: planos, prazo de atraso, política de pausa e cancelamento, regra de comissão. Confere o fechamento do mês.
- Administrativo. É a pessoa que cuida da parte comercial e financeira. Cria o cadastro e o contrato, acompanha as cobranças em aberto, registra pausas e cancelamentos e cuida dos pedidos da loja.
- Técnico. Cuida do treino no TrainingPeaks, convida o atleta depois do contrato ativo, recebe o aviso de atraso e suspende ou libera a planilha de treino. Na Coach Link, enxerga os próprios atletas e a própria comissão.
Na assessoria menor, o dono acumula as duas primeiras funções. O que importa é cada passo ter um nome ao lado.
Checklist: quando um atleta entra
- Cadastro na Coach Link. Pelo formulário, pela importação de planilha quando entram vários atletas de uma vez, ou pelo cadastro por link, em que o próprio atleta preenche os dados.
- Contrato. Plano, técnico responsável, data de início e forma de pagamento. O técnico fica registrado no contrato, e é a partir dele que a comissão é calculada.
- Primeira cobrança. Sai no vencimento combinado, em Pix, boleto ou cartão, com lembrete por e-mail e WhatsApp pelo número da assessoria.
- Convite no TrainingPeaks. O técnico responsável convida o atleta e monta o calendário de treino.
- App do atleta. O atleta acessa o app da assessoria, onde acompanha as próprias cobranças e a loja.
A ordem importa. Quando o convite no TrainingPeaks é enviado antes do contrato, o atleta começa a treinar sem cobrança criada, e a pendência só aparece no fim do mês.
Checklist: quando um atleta pausa ou sai
Pausa
- Registrar a pausa no contrato, na Coach Link, com a data de início e a data de volta. A cobrança segue a política de pausa que a assessoria definiu.
- O técnico ajusta o calendário do atleta no TrainingPeaks para o período parado.
- Na volta, o contrato retoma e o técnico reabre o calendário de treino.
Saída
- Cancelar o contrato na Coach Link, com o modo de acerto escolhido: proporcional, sem acerto, valor fixo ou percentual.
- Conferir o saldo do acerto antes de confirmar o cancelamento.
- Registrar o motivo da saída, para acompanhar por que os atletas deixam a assessoria.
- O técnico tira o atleta da sua lista no TrainingPeaks.
E quando o atleta atrasa a mensalidade?
O atraso é o momento em que as duas ferramentas mais precisam conversar, e é onde a rotina costuma falhar. O técnico está no TrainingPeaks e não vê o financeiro. O dono vê o financeiro e não quer ser quem cobra.
Com a Coach Link, o caminho fica assim:
- Antes do vencimento, o atleta recebe o lembrete por e-mail e WhatsApp, pelo número da assessoria.
- Depois do vencimento, os avisos de atraso seguem automaticamente.
- Passado o prazo que a assessoria definiu, a Coach Link avisa o administrador e o técnico responsável.
- O técnico suspende a planilha de treino no TrainingPeaks. A Coach Link não mexe no treino; a decisão e a ação são do técnico.
- Quando o pagamento entra, a cobrança aparece como paga na Coach Link e o técnico libera o treino de novo.
O prazo é decisão sua. Uma assessoria pode aceitar dez dias de atraso; outra, cinco. O importante é o prazo ser o mesmo para todos os atletas e estar escrito no contrato. O mecanismo do atraso está explicado em inadimplência em assessoria esportiva.
O fechamento do mês
Uma vez por mês, o dono ou o administrativo passa por cinco conferências:
- Mensalidades. Ver na Coach Link o que foi pago e o que está em aberto.
- Atrasos além do prazo. Confirmar com cada técnico que a planilha de treino desses atletas foi suspensa no TrainingPeaks.
- Notas fiscais. Conferir se as notas dos pagamentos confirmados foram emitidas e resolver as que falharam.
- Comissão. Revisar a comissão de cada técnico, calculada pela regra definida. O raciocínio por trás da regra está em comissão de técnicos sem planilha.
- Entradas e saídas. Cruzar a lista de atletas ativos na Coach Link com a lista de cada técnico no TrainingPeaks. Quem treina precisa ter contrato; quem saiu precisa ter saído das duas.
A última conferência é a que mantém a divisão de pé. Como não há integração entre as ferramentas, cruzar as duas listas uma vez por mês garante que o treino e a gestão contam a mesma história.
Como a Coach Link ajuda
A Coach Link, sistema de gestão para assessorias esportivas de endurance, é a ponta da gestão nessa divisão. Cuida do cadastro, do contrato com renovação, pausa e cancelamento, da mensalidade em Pix, boleto ou cartão, dos lembretes por e-mail e WhatsApp, da nota fiscal na confirmação do pagamento, da comissão por nível, técnico e contrato, e do aviso de atraso ao técnico. O treino continua no TrainingPeaks.
Se a gestão da sua assessoria hoje está em planilha de controle, veja como migrar da planilha para um sistema. Para ver cada parte funcionando, conheça a plataforma.
Perguntas frequentes
Como usar o TrainingPeaks e um sistema de gestão ao mesmo tempo?
Cada ferramenta fica com uma parte. O TrainingPeaks guarda o treino, sob a responsabilidade do técnico. O sistema de gestão guarda o cadastro, o contrato, a cobrança, a nota fiscal e a comissão, sob a responsabilidade do dono e da equipe administrativa. Como a Coach Link e o TrainingPeaks não são integrados, a equipe combina uma rotina para a entrada, a pausa, a saída, o atraso e o fechamento do mês.
Quem suspende o treino do atleta inadimplente?
O técnico. A assessoria define quantos dias de atraso aceita. Passado esse prazo, a Coach Link avisa o administrador e o técnico responsável pelo atleta, e o técnico suspende a planilha de treino no TrainingPeaks. A Coach Link não mexe no treino. Quando o pagamento entra, a cobrança aparece como paga e o técnico libera o treino de novo.
Preciso cadastrar o atleta nas duas ferramentas?
Sim, com funções diferentes. O cadastro completo, com contrato e cobrança, fica na Coach Link. No TrainingPeaks, o técnico convida o atleta para o treino. Como as duas ferramentas não são integradas, a ordem recomendada é criar o contrato primeiro e convidar depois, e conferir as duas listas de atletas no fechamento do mês.
