Aprovar contrato com início no passado e acertar os meses

Quando o atleta começou a treinar antes de o contrato entrar no painel, você aprova o contrato com a data real de início. As cobranças dos meses que já passaram são emitidas junto. Depois, você acerta cada mês: dá baixa no que o atleta já pagou por fora e resolve o que não vai ser cobrado.

Antes de começar

• Você precisa da permissão Aprovar contratos. Para acertar as cobranças, também Confirmar recebimento em dinheiro, Editar cobranças (para abonar) e Cancelar cobranças.
• Separe a lista dos meses que o atleta já pagou, com a data e o valor de cada pagamento.
• Faça o acerto logo depois de aprovar. As cobranças dos meses passados são emitidas com vencimento no dia da aprovação e, se o atleta tiver cartão cadastrado, podem ser cobradas no cartão no mesmo dia.

Aprovar o contrato

1. Abra Gestão de Contratos › Contratos e vá à aba Aguardando.
2. Clique em Aprovar no contrato do atleta.
3. Confira o Início e a lista de Parcelas, com o vencimento de cada uma.
4. Se aparecer o bloco Pró-rata e o atleta já pagou esses dias, ligue Isentar cobrança do pró-rata.
5. Em Notificações, escolha quem é avisado e por qual canal.
6. Clique em Confirmar aprovação.

Acertar os meses que o atleta já pagou

1. Abra o contrato e vá à aba Financeiro. Você também encontra as cobranças em Financeiro › Cobranças › Planos.
2. No mês já pago, clique no menu de ações da cobrança e escolha Confirmar recebimento em dinheiro.
3. Em Data do pagamento, informe o dia em que o dinheiro entrou, mesmo que seja no mês passado.
4. Confira o Valor recebido e clique em Confirmar recebimento.
5. Repita para cada mês pago.

Se a janela se chamar Baixa manual (sem Asaas), a cobrança ainda não foi emitida. Escreva a justificativa e clique em Registrar baixa.

Meses que não vão ser cobrados

• O atleta não pagou e você decidiu não cobrar: use Abonar cobrança. A cobrança é dada como quitada sem receber o valor. A justificativa é obrigatória.
• O mês não deveria existir, porque a data de início estava errada: use Cancelar cobrança. O cancelamento não pode ser desfeito.

Se a assessoria não usa conta de recebimento na Coach Link

Na aprovação, o bloco Parcelas e vencimentos permite ajustar valor e data de cada parcela. A soma precisa bater com o total do contrato. Depois de aprovar, dê baixa nos meses pagos com Registrar pagamento, no menu de ações de cada cobrança.

Se algo der errado

• “Selecione o técnico antes de aprovar.” O contrato está sem técnico. Escolha um em Definir técnico.
• “Justificativa de no mínimo 5 caracteres.” Ao abonar, explique o motivo com um pouco mais de detalhe.
• A cobrança do mês pago não tem a opção Confirmar recebimento em dinheiro. Seu usuário não tem essa permissão. Peça ao administrador em Equipe › Usuários.